Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

conagentes (en adelante, "la Plataforma", "nosotros" o "nuestro") es una plataforma de CRM con inteligencia artificial desarrollada y operada por Evolutiva IA S.A.S., sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia.

Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, protegemos y compartimos los datos personales de nuestros usuarios, sus clientes finales y los visitantes de nuestro sitio web, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes de la República de Colombia, así como los requisitos establecidos por Meta Platforms, Inc. para proveedores tecnológicos de la Plataforma de Negocios de WhatsApp.

El responsable del tratamiento de datos personales es Evolutiva IA S.A.S., contactable a través de privacidad@conagentes.com.

Recopilamos las siguientes categorías de datos personales:

2.1. Datos de Usuarios de la Plataforma (Negocios Clientes)

• Nombre completo, correo electrónico, número de teléfono y cargo
• Nombre de la empresa, NIT, dirección comercial, sector o industria
• Credenciales de acceso (correo y contraseña cifrada)
• Información de facturación y métodos de pago (procesados por terceros autorizados)
• Configuración de la cuenta (preferencias, zona horaria, verticales)

2.2. Datos de Clientes Finales (Contactos de WhatsApp e Instagram)

• Número de teléfono de WhatsApp y/o identificador de Instagram
• Nombre de perfil de WhatsApp (proporcionado por Meta)
• Contenido de mensajes de texto, imágenes, documentos, audio y video
• Metadatos de mensajes (fecha, hora, estado de entrega y lectura)
• Datos proporcionados voluntariamente durante la conversación (nombre, correo, preferencias de servicio)

2.3. Datos de Navegación del Sitio Web

• Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo
• Páginas visitadas, duración de la sesión, URL de referencia
• Cookies y tecnologías similares (ver sección 11)

Los datos personales son tratados para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio: operar la plataforma CRM, gestionar conversaciones de WhatsApp e Instagram, administrar contactos, leads, citas, documentos y pagos
• Respuestas automatizadas con IA: procesar mensajes entrantes mediante modelos de inteligencia artificial para generar respuestas contextuales, gestionar reservaciones, catálogo de productos, y atender consultas de clientes finales
• Análisis e inteligencia de negocio: generar estadísticas agregadas, reportes de rendimiento, patrones de conversación y métricas de equipo para los negocios clientes
• Procesamiento de pagos: facilitar transacciones a través de pasarelas de pago autorizadas
• Facturación electrónica: emitir facturas electrónicas conforme a la normatividad de la DIAN
• Comunicaciones del servicio: enviar notificaciones transaccionales, alertas de escalamiento, y actualizaciones del servicio
• Mejora del servicio: analizar patrones de uso agregados y anonimizados para mejorar la plataforma
• Cumplimiento legal y seguridad: prevenir fraude, verificar identidad, y cumplir obligaciones legales

El tratamiento de datos se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales de Colombia) y el Decreto 1377 de 2013, bajo las siguientes bases legales:

• Consentimiento: al iniciar una conversación por WhatsApp o Instagram con nuestro agente de IA, o al registrarse en la plataforma
• Ejecución contractual: para la prestación de los servicios contratados por nuestros negocios clientes
• Interés legítimo: para mejorar nuestros servicios y prevenir fraudes
• Obligación legal: para cumplir con requerimientos tributarios, de facturación electrónica, y demás obligaciones de ley

Como proveedor tecnológico autorizado de la Plataforma de Negocios de WhatsApp (WhatsApp Business Platform), conagentes opera bajo los términos establecidos por Meta Platforms, Inc. y cumple con las siguientes obligaciones:

• No creamos perfiles de consumidores: no utilizamos los datos de la solución de WhatsApp Business para rastrear, construir o enriquecer perfiles de usuarios individuales de WhatsApp, excepto el contenido de los mensajes necesario para prestar el servicio
• No vendemos ni licenciamos datos: no compartimos, transferimos, vendemos, licenciamos ni distribuimos datos de la solución de WhatsApp Business a terceros, excepto a los subprocesadores necesarios para la prestación del servicio
• No combinamos datos con fuentes externas: no combinamos datos de WhatsApp con datos de terceros para publicidad, marketing directo o retargeting
• Procesamiento por cuenta del cliente: procesamos los datos de WhatsApp únicamente por cuenta y bajo las instrucciones de nuestros negocios clientes, quienes son los responsables del tratamiento ante sus clientes finales
• Seguridad en webhooks: verificamos la autenticidad de cada mensaje entrante mediante firma HMAC-SHA256 antes de procesarlo

conagentes utiliza modelos de inteligencia artificial de terceros (OpenAI) para procesar mensajes y generar respuestas automatizadas. En relación con el uso de IA:

• Los mensajes son enviados a la API de OpenAI para generar respuestas. OpenAI no utiliza los datos enviados a través de su API para entrenar sus modelos
• No utilizamos datos de conversaciones de WhatsApp para crear, desarrollar, entrenar o mejorar sistemas de aprendizaje automático o inteligencia artificial propios
• El procesamiento de IA se realiza únicamente para generar respuestas en tiempo real durante la conversación activa
• En caso de que la IA no pueda resolver una consulta, esta se escala a un agente humano
• No se toman decisiones automatizadas con efectos legales significativos sin intervención humana
• Los negocios clientes pueden configurar el comportamiento del chatbot de IA, incluyendo el nivel de automatización y los límites de respuesta

Compartimos datos personales únicamente con los siguientes terceros, bajo acuerdos de confidencialidad y procesamiento de datos:

• Meta Platforms, Inc.: envío y recepción de mensajes a través de la API de WhatsApp Cloud y la API de Instagram Messaging
• OpenAI: procesamiento de mensajes para generación de respuestas automatizadas por IA
• Supabase (AWS): almacenamiento seguro de base de datos y archivos
• Wompi / ePayco: procesamiento de pagos (no almacenamos datos de tarjetas de crédito)
• Alegra: emisión de facturas electrónicas (cuando el negocio cliente lo habilite)
• Railway: infraestructura de hosting y ejecución de servicios
• El negocio cliente: los datos de las conversaciones y leads son accesibles para el negocio que usted contacta a través de nuestros agentes

No vendemos, alquilamos ni comercializamos datos personales a terceros con fines publicitarios o de marketing.

Para la prestación del servicio, los datos personales pueden ser transferidos y procesados en servidores ubicados fuera de Colombia, incluyendo Estados Unidos (AWS a través de Supabase, OpenAI, Railway, Meta). Estas transferencias se realizan con proveedores que mantienen estándares de seguridad adecuados y conforme a las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Al utilizar la plataforma, el titular autoriza expresamente la transferencia internacional de datos para los fines descritos en esta política.

• Datos de cuenta del negocio cliente: retenidos mientras la cuenta esté activa y hasta 12 meses después de la cancelación
• Mensajes de WhatsApp e Instagram: almacenados mientras el negocio cliente mantenga una cuenta activa. Los negocios clientes pueden solicitar la eliminación en cualquier momento
• Archivos multimedia: retenidos por el periodo que determine el negocio cliente, con eliminación automática disponible
• Datos de facturación: retenidos por el periodo exigido por la legislación tributaria colombiana (mínimo 5 años)
• Datos de navegación: retenidos por un máximo de 24 meses
• Registros de auditoría: retenidos por un mínimo de 12 meses después de la terminación del servicio, conforme a los requisitos de Meta

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Acceso: conocer los datos personales que tenemos sobre usted
• Actualización: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados
• Rectificación: corregir información que sea errónea
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos
• Revocatoria: revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos
• Consulta: consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario

Para ejercer estos derechos, envíe su solicitud a privacidad@conagentes.com indicando su nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud y datos de contacto. Responderemos dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, conforme a la ley.

Además de los derechos descritos en la sección anterior, implementamos los siguientes mecanismos de eliminación:

• Negocios clientes: pueden solicitar la eliminación completa de su cuenta y todos los datos asociados enviando un correo a privacidad@conagentes.com. Procesaremos la solicitud dentro de 30 días
• Clientes finales (contactos de WhatsApp): pueden solicitar la eliminación de sus datos a través del negocio que los contactó, o directamente a nosotros a través del correo indicado
• Solicitudes de Meta: respondemos a solicitudes de eliminación de datos provenientes de Meta Platforms conforme a los acuerdos vigentes

Los datos eliminados pueden persistir en copias de seguridad por un periodo razonable, tras el cual serán eliminados de forma permanente.

Nuestro sitio web utiliza cookies para los siguientes propósitos:

• Cookies esenciales: necesarias para la autenticación y el funcionamiento básico de la plataforma
• Cookies de sesión: mantienen su sesión activa mientras usa la plataforma (se eliminan al cerrar el navegador)
• Cookies de analítica: recopilan información agregada y anonimizada sobre el uso del sitio web para mejorar la experiencia

Puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar la funcionalidad de la plataforma.

Implementamos medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas para proteger los datos personales, que incluyen:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS/SSL) y en reposo
• Aislamiento de datos por institución (Row-Level Security en base de datos)
• Verificación criptográfica de webhooks (HMAC-SHA256) con comparación segura contra ataques de tiempo
• Autenticación con contraseñas cifradas y sesiones protegidas
• Control de acceso basado en roles (administrador, asesor, solo lectura)
• Separación de credenciales por entorno (desarrollo, producción)
• Monitoreo de actividad y registros de auditoría

conagentes no recopila intencionalmente datos personales de menores de 18 años. La plataforma está diseñada para uso por negocios y profesionales. Si tenemos conocimiento de que hemos recopilado datos de un menor, los eliminaremos de inmediato.

Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en esta página con la fecha de actualización. El uso continuado de la plataforma después de la publicación de cambios constituye aceptación de los mismos. En caso de cambios sustanciales, notificaremos a los negocios clientes por correo electrónico.

La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Si considera que sus derechos no han sido debidamente atendidos, puede presentar una queja ante la SIC a través de www.sic.gov.co.

Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales:

• Responsable: Evolutiva IA S.A.S.
• Correo: privacidad@conagentes.com
• Sitio web: conagentes.com
• Ciudad: Medellín, Colombia